Point sur la durée légale de la conservation des documents

La durée de conservation des documents est de 3 à 5 ans selon les différents types de registres :

bulletins de salaire, pièces justificatives de présence, copie du certificat de travail, solde de tous les comptes,

Durée de 10 ans requise pour :

Documents commerciaux, Documents comptables, Documents bancaires

Une durée de 30 ans est requise pour :

Documents de sécurité sociale

Une période illimitée est requise pour les réclamations d’accident du travail ou maladie professionnelle donnant lieu à une indemnisation

Sanctions en cas de non-respect des lois d’archivages

La protection des données personnelles est soumise à des obligations de confidentialité qui doivent être garanties par l’entreprise gestionnaire . Si cette obligation n’est pas respectée, l’amende peut aller jusqu’à 300 000 euros et est assortie de cinq ans de prison.

Amende de 150 euros si le chef d’entreprise n’est pas en mesure de présenter les documents dans le délai.

En outre, il est obligatoire dans les 72 heures en cas de piratage informatique, de déclarer la violation des données informatiques sur le site de la CNIL.

Enfin, ces sauvegardes de données sont tenues de respecter d’autres règles du RGPD (Règlement général européen sur la protection des données), notamment si vos sauvegardes concernent des données personnelles collectées auprès de vos clients ou utilisateurs de votre site Internet.

Les précautions

Effectuez des sauvegardes régulières des données, qu’elles soient sous forme papier ou électronique. Il peut être approprié de planifier des sauvegardes incrémentielles quotidiennes et des sauvegardes complètes à intervalles réguliers.

Stocker les sauvegardes sur un site externe

Protéger les données sauvegardées (chiffrement, emplacement sécurisé, externalisation, etc.)

Respecter les règles 3-2-1 :

traiter au moins trois copies de vos données ;

stocker ces copies sur deux supports différents ;

conserver une sauvegarde hors site.